特集・コラム

ワークフローコラム

第7回 「働き方改革」に効くワークフローシステムの活用方法とは?

著者:サービス開発本部 内藤 晃孝


今回から数回に渡り、昨今よく耳にする「働き方改革」を実践する上で、ワークフローシステムがどのように役立つのか、について語っていきたいと思います。まず今回は「働き方改革とワークフローシステムの関係」についてです。

日本の将来にとって「働き方改革」は喫緊の課題

昨今「働き方改革」が叫ばれるようになった背景には、「今、日本企業の働き方を抜本的に改めなければ、今後日本の経済は衰退する一方ではないか」という危機感があります。日本は現在、世界でも類を見ない「超高齢社会」へと突入しています。労働人口は年々減り続けるにもかかわらず、社会保障費は今後上がり続ける一方です。 
出典:厚生労働省ホームページ
出典:厚生労働省ホームページ
出典:内閣府ホームページ
出典:内閣府ホームページ
※図は掲載情報を基に自社にて制作

かたや、日本の労働生産性は、先進国の中で最低レベルであることが知られています。現在の超高齢社会を支えていくためには、生産性を向上させて、より少ない労働人口で多くの成果を上げていく必要があります。能力があるにもかかわらず活躍の場がなかなか得られない女性や、介護や育児のためにやむなく離職せざるを得ない従業員に働けるチャンスと環境を提供していくことも、そうした取り組みの一環だといえます。

日本企業はこれまで、ITの活用で業務効率化を年々向上させてきましたが、近年においては前述のような働き方改革の潮流もあり、ITの活躍に期待がさらに集まっています。その中で、期待がありつつも、なかなか進まないのが「ペーパーレス」への取り組みではないでしょうか。

「紙の電子化」ではなく「業務の電子化」を

日本企業において、これまで紙の書類で行われてきた業務には、人手が多く介在するため、さまざまな面で非効率さが目立ちます。そこで、紙の書類を電子化してオフィスのペーパーレス化を実現すれば、無駄な作業が大幅に減るはずです。しかし、実際にペーパーレス化に取り組んだにもかかわらず、思うほどの成果を上げられない企業も多いのではないでしょうか。

実のところ、ExcelやWord使ってドキュメントを作成・管理していれば、言葉の意味としてのペーパーレス化は既に実現できているといえます。しかし、単に紙を電子化するだけでは、業務量はさほど減りません。紙の書類をExcelやWordのドキュメントファイルに置き換えても、業務そのもののやり方を変えなければ結局、プリントアウトした紙の書類が、これまで通り社内の各所でうず高く積まれるだけです。

ペーパーレスの真の目的は、ファイルの電子化ではなく、「業務そのものの電子化」にあります。書類を人の手で次から次へと受け渡していく代わりに、ワークフローシステムで自動処理することで、それまで人手に頼っていた業務フローを大幅に効率化できます。業務の滞りやミスを排除できるとともに、どこで業務が滞っているかを一目瞭然で見分けられるようにもなります。

またワークフローシステムは、ネットワークに接続できればどこにいても利用できますから、外出先や自宅からでも業務を行えるようになります。これは、働き方改革を推進する上で有効な解決策の一つといえます。

ワークフロー製品にはどんなタイプがあるのか?

このように、ペーパーレス化による働き方改革を推進する上では、ワークフローシステムはほぼ必須の仕組みだといえます。しかし一口にワークフローシステムといっても、市場にはさまざまなタイプの製品が存在しており、それぞれに個性や得手・不得手があります。従って、どの製品が自社のニーズに最も合致するのか、分かりづらい面もあります。

そこで幾つかのワークフロー製品のタイプと、それぞれが得意とする分野を挙げてみました。
※筆者の独断と偏見によるものです

①「汎用ワークフロー」タイプ

さまざまな業務フローに対応できる汎用的なワークフローシステムの仕組みを提供する製品です。ワークフローを設計・実行するための「ワークフローエンジン」が中核を占め、その上で実行するワークフロー自体はユーザーが設計します。

ユーザー自らの手で、一からワークフローを設計できるため、既存の業務フローに沿ったワークフローシステムをきめ細かく定義でき、業務フローの変更にも柔軟に対応できます。また多くの場合、他システムとの連携機能にも優れています。しかしその半面、ワークフローをユーザーが自ら定義する必要があるため、導入には若干の手間と時間がかかります。また製品ごとに機能の充実度が大きく異なるため、製品選定には慎重を期する必要があります。

②「特定業務一体」タイプ

ワークフローエンジンの機能に加え、「特定の定型業務のワークフロー」も初めから実装している製品です。ユーザーがワークフローを定義する必要がないため、導入してすぐ活用できます。近年ではクラウドサービス型の製品も増え、その導入ハードルは一層低くなっています。

一方、ユーザー自身がワークフローを定義・変更できる自由度は決して高くないため、既存のワークフローを自由に変更することや、他の業務へ適用するといった使い方にはあまり向いていません。そのため、経費精算に代表されるような「業務フローがある程度定まっており、将来的に大きな変更も少ない」ような業務への適用が向いています。ただそれでも、導入時は製品の仕様に既存の業務を合わせる調整は必要です。

③「他種製品のオプション」タイプ

グループウェアや文書管理といった、他の用途のアプリケーションにオプション機能として付随しているワークフロー機能のことを指します。ファイルの共有や回覧など、シンプルな機能を手っ取り早く実現するにはとても重宝します。

しかしこれらは主機能ではなく、あくまでも「便利機能」的な位置づけなので、ワークフロー専用製品と比べるとどうしても機能面で見劣りします。そのため、初めからあまり多くを期待せず、便利ツールの1つと割り切って利用すべきでしょう。

これら異なるタイプのワークフローシステムを適材適所で使い分けることで、より大きな業務効率化の効果を得られるようになります。なお次回からは、実際の業務シーンにおいてどのようにワークフローシステムを活用すればいいのか、具体的な事例を挙げながら紹介していきたいと思います。

※記載内容は掲載当時のものであり、変更されている場合がございます。

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