特集・コラム

ワークフローコラム

第1回 ワークフローって何?

著者:ソリューションサービス本部 浜崎 ますみ


今回は、本コラム初回ということで、「そもそもワークフローとは何ぞや」ということについて書いてみたいと思います。

紙での書類処理は、手間と時間がかかる!

改めて考えてみると、本当に会社って、申請書(紙)と印鑑の山ですよね。
ずいぶん古い話になりますが、通常の書類処理で多いのは“3つ目”(担当者、課長、部長というように3ヶ所に印鑑を押す書類)でした。しかし、某電機メーカーの社員によると、その会社では“7つ目”の書類が山のようにあったとか・・・。課長、部長の印鑑をもらうだけでも苦労するのに、7ヶ所を全て埋めるとなると、どれだけの時間がかかることか。まさにお役所仕事でしょうね。

こういう書類処理の流れでは、部下や事務担当者が代わりに印鑑を押しちゃうこともあっただろうと想像できますし、地方の支店や営業所で作成された承認が必要な書類については全て後付けで印鑑を押す、なんていうパターンもあったのではないかと思います。
会社って、申請書と印鑑の山
会社って、申請書と印鑑の山
また、承認の際には、どこが必須でどこが任意の記入欄なのか、書式は間違っていないかなど、書類の隅々までチェックしなければなりません。
しかし、忙しい課長や部長が書類に記載された情報を逐一チェックすることは、現実的には難しいでしょう。
もし修正がある場合は、申請者に書類を返して、それをまた受け取り・・・という流れになりますが、今度は受け取る時に課長や部長の都合が悪く不在だった、というようなロケーションの問題も起こります。

こうして承認された紙の書類は、更に保管場所も考える必要があります。
誰もが見ていい書類なのか、機密情報なのか、書類ごとに判別しながら分類を行い、ファイリングして適切な場所に保管する作業と、そして保管スペースも必要になってきます。

書類回付にかかるコストは、「削減可能なコスト」

紙での書類回付に伴うコストは、目に見えにくいコストではありますが、決して小さなものではありません。
実は、多くの人、モノ、時間、場所を使っているのです。
このコストを「仕方のないこと」として見るか、「削減可能なコスト」と見るか。
今までは多くの企業が、「仕方のないこと」として捉えてきたのではないでしょうか。

そんな中で登場してきたのが、ワークフローシステムです。
1990年以降、それまで紙文書中心だった書類回付業務が電子化文書へと展開し、ワークフローシステム製品が次々に誕生しました。
日本では、2005年4月「e-文書法」の施行により、紙媒体での原本保存が義務付けられていた法人税法や証券取引法、商法などでも電子文書による保存が可能となり、飛躍的に普及しました。

ワークフローとは、一言で言うと「業務の一連の手続きを図式化したものと、その流れ」のことです。
上記のように苦労して回している紙での承認の流れを、ワークフローシステムによって自動化し促進することで、目に見えにくいコストを削減できるだけでなく、関係者間の情報伝達や業務が円滑に進むようになる効果も期待できるのです。

今回は、今までの書類処理の課題とワークフローについて説明しました。次回からは、より具体的にワークフローシステムについて解説していきます。

■次のコラム
第2回 ワークフローシステムを導入して、本当にいいことがあるの?

※記載内容は掲載当時のものであり、変更されている場合がございます。

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