特集・コラム

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2020-06-05

業務効率化を実現するためのポイントとコツを解説! RPAだけに頼らない、業務効率化の手法を公開します。

初めまして、花崎です。
最近はテレワークに伴う自宅勤務をしてる方も多いと思いますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。

私は会社への通勤時間がなくなった分、睡眠時間が増え、心と体がだいぶリフレッシュできました。
緊急事態宣言解除にともない、徐々に会社へ出勤される方も増えていくと思いますが、私はまた満員電車の生活に戻れるか不安なところです。。。

私のことはいったんさておき、
CTCSではこれまで、RPAやExcel自動化ツールを活用した業務効率化について、発信してきました。
各種ツールを使うことで業務効率化ができることは、これまでの案件を通して実感しているところです。

ですが、同時に新たな問題も見えてきました。

よくある「問題点」とは?

例えば、以下のようなお悩みをよく聞きます。

・自動化の構築に時間が掛かりすぎる
・自動化を進めたことで明らかになる業務の不明瞭さ
・自動化の要件ヒアリングで明らかになる業務の課題と問題
・導入が完了した自動化機能の稼働率の低さ、障害件数の多さ
・頻発する自動化機能の改修(適応保守)
・管理しきれない自動化機能(野良ロボット化)

どんどんでてきますね。。。手間とお金を掛けて自動化したのに、効果が思ったより出なかったという事が多いのではないでしょうか。

なぜこのような問題がおきてしまうのでしょうか?
我々がこれまでに経験した結果、RPA・自動化プロジェクト実施時の大きな問題点を2つ考えてみました。


 ■問題①
  RPAの特性を考慮した自動化になっていない

 ■問題②
  自動化を導入することが目的となり、業務改善の効果がでない



では、実際どうすれば成功することができるのか、少しではありますがポイントをご説明します。

問題① RPAの特性を考慮した自動化になっていない

まず「RPAの特性」についてですが、RPAができることはマウス操作やデータ入力、ファイル操作などこれまで人が行っていた画面上の操作・作業になります。

RPAが作業するためにはデスクトップ環境を用意し、作業をするためのアカウントと権限を必要とします。
また、RPAが動作している画面は振れない(操作しない)などの注意も必要です。
以下、RPAの特性についてまとめたものになります。
RPAの特性
RPAの特性
まとめると、RPAを利用する際は以下の検討が必要となります。
・人と同様の環境をRPA機能に準備できること
・RPAの機能で自動化対象の業務が効率的になるのかを十分に検討すること

このような検討が足りない場合、問題が発生してしまうのです。
RPAをうまく使うためには、利用規則(ルール)を作り、RPAが仕事しやすく、既存の社内システムや業務に影響を与えない状況と環境を準備することが重要です!

■利用規則例
・RPAの実行環境を整える
・RPAの利用時間帯を決めておく
・ロボットアカウントの申請・管理方法を整備する
・RPAで実施する作業範囲・内容を指定する

RPA・自動化プロジェクトを成功させるには、RPAの特性を十分に考慮して実施できているか、今一度確認してみてはいかがでしょう。

問題② 自動化を導入することが目的となり、業務改善の効果がでない

これは根深い問題かもしれませんね。。。
仕事における定型作業の自動化は、RPAが世の中に普及し、様々な企業で検討・導入が進んでいます。
中には経営層から早く導入しろ!と言われて、プレッシャーの中、進めている方もいるのではないでしょうか。

本来、業務改善・業務効率化するための施策としてRPA・自動化を検討・導入していたのに、
いつの間にか、
 「この業務のこの部分だけ自動化すればいいじゃん!」
 「(手作業の頻度も時間も少ないのに)これ自動化できるでしょ?」
などなど…、つい目先のRPAを導入すること、RPAの導入率を高めることが目的となってしまい、
気が付けばあまり効果が出ないムダなRPAシナリオが増えてしまっていた!ということも"あるある"だったりしないでしょうか。

ここでお伝えしたいポイントとは、
RPAというのは自動化の手段の1つであり、自動化は業務改善の手法の一つだという事なんです!
そして、業務改善には順序があり、自動化する前に業務を整理整頓(可視化)することが効果的なんです!!
業務改善までの流れとアプローチによる対策方法の判断手法
業務改善までの流れとアプローチによる対策方法の判断手法
そのうえで、対策として本当に自動化という手法が適切か判断することが重要です。

CTCSでは改善の8原則というフレームワークを使用しており、1.廃止、2.削減、・・・8.機械化 という流れで業務改善を実施します。

8原則の中で機械化(=自動化)は最後の着眼点です。
私も初めて聞いたときはそうなんだぁ、なるほど!と思いました。

まとめ

ここまで長々とご説明してきましたが…

CTCSでは業務改善を実現するためには、業務改善フレームワークを活用し業務整理を行ったうえで、効果的な自動化(=機械化)を進めていくのが最適解だと考えています。

業務改善フレームワークを活用して業務を整理し、RPAの特性を理解し、そのうえでRPAだけでなくさまざま業務効率化のためのツールの組み合わせや、システム化も含めて業務を自動化していくことが目指すべき業務効率化への道です!


CTCSでは、6/1から期間限定で業務改善に使える簡易テンプレートを無償提供しておりますので、こちらのサイトも是非、ご覧ください。

■ 特設サイト 自社に合った業務効率化を叶える「Robochestration」
  ⇒「業務改善テンプレート」のお問い合わせ・お申込みはこちら
<著者>
花崎 勉

<経歴>
某通信事業者様でのシステム運用を始めとして
某配送事業者様でのミドルウェア設計/構築/導入を経験し、
エンジニアとしての技術力を高める。
現在は、営業・マーケティングに従事。これまでのスキルを活かした
エンジニア視点のコンテンツ制作やプロモーション施策を担当。
趣味:「食べて寝る」が最高の幸せ。その結果、ダイエットが趣味となる。

※記載内容は掲載当時のものであり、変更されている場合がございます。

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